Vertragsparteien

Verantwortlicher (Auftraggeber): das Unternehmen, das das Tenant Cockpit nutzt, wie im Bestell- bzw. Lizenzvorgang angegeben.

Auftragsverarbeiter (Auftragnehmer): vivaXite e.U. (Inhaber Ing. Thomas Bernhard, MBA), Winkelberggasse 240, 2392 Grub im Wienerwald, Österreich, UID ATU79768912, FN 611470x, Firmenbuchgericht Wr. Neustadt. Datenschutzkontakt: gdpr@vivaxite.com.

Dieser Vertrag nach Art. 28 DSGVO ergänzt die Nutzungsbedingungen und wird mit der Annahme beider Parteien wirksam. Auf Wunsch senden wir ihn als unterschriebenes PDF an gdpr@vivaxite.com.

1. Gegenstand und Dauer

Der Auftragsverarbeiter verarbeitet im Auftrag des Verantwortlichen personenbezogene Daten im Rahmen des Dienstes „Tenant Cockpit“ (Auswertung von Metadaten des Microsoft-365-Tenants des Verantwortlichen, Berichte, Alarme, Rückfragen an Besitzer). Der Vertrag gilt, solange der Verantwortliche das Cockpit nutzt, und endet spätestens mit der Trennung der Verbindung bzw. dem Ende der Lizenz.

2. Art, Zweck, Daten und Betroffene

3. Pflichten des Auftragsverarbeiters

• Weisungen: Die Verarbeitung erfolgt nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen (dieser Vertrag, die Einstellungen im Cockpit). Hält der Auftragsverarbeiter eine Weisung für rechtswidrig, informiert er den Verantwortlichen unverzüglich.
• Vertraulichkeit: Zugriff haben nur Personen, die zur Vertraulichkeit verpflichtet sind.
• Sicherheit: Der Auftragsverarbeiter trifft die Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO gemäß Anlage 1.
• Unterauftragsverarbeiter: Es dürfen nur die in Anlage 2 genannten eingesetzt werden. Änderungen kündigt der Auftragsverarbeiter mindestens 30 Tage vorher per E-Mail an; der Verantwortliche kann aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund widersprechen. Den Unterauftragsverarbeitern werden gleichwertige Pflichten auferlegt.
• Betroffenenrechte: Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Verantwortlichen bei Anfragen Betroffener und leitet bei ihm eingehende Anfragen unverzüglich weiter.
• Unterstützung: Er unterstützt bei Datenschutz-Folgenabschätzungen und Konsultationen der Aufsichtsbehörde (Art. 32 bis 36 DSGVO), soweit dies erforderlich und zumutbar ist.
• Verletzungen: Er meldet Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich, in der Regel binnen 48 Stunden nach Kenntnis, samt den verfügbaren Angaben.
• Löschung: Mit „Verbindung trennen“ im Cockpit werden alle gespeicherten Tenant-Daten sofort gelöscht. Es verbleiben nur Tenant-ID, Name und Status „getrennt“, um die Demo nicht mehrfach zu vergeben. Backups des Datenbank-Anbieters werden nach dessen turnusmäßiger Aufbewahrung überschrieben.
• Nachweise und Kontrollen: Er stellt die erforderlichen Informationen zum Nachweis der Pflichten bereit und ermöglicht Überprüfungen, auch durch vom Verantwortlichen beauftragte Prüfer, nach rechtzeitiger Anmeldung (mindestens 14 Tage) und während der üblichen Geschäftszeiten.
• Drittländer: Die Verarbeitung erfolgt in der EU bzw. in der Schweiz (Angemessenheitsbeschluss). Eine Übermittlung in andere Drittländer findet nicht statt.

4. Pflichten des Verantwortlichen

Der Verantwortliche ist für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung und die Information der Betroffenen verantwortlich. Er erteilt die Zustimmung in Microsoft Entra ID nur durch befugte Personen und nennt Ansprechpartner für Datenschutzfragen.

5. Haftung, Recht, Schlussbestimmungen

Für die Haftung gilt Art. 82 DSGVO; im Innenverhältnis gelten die Haftungsregeln der Nutzungsbedingungen. Es gilt österreichisches Recht, Gerichtsstand ist Wiener Neustadt. Bei Widersprüchen geht dieser Vertrag in Datenschutzfragen den Nutzungsbedingungen vor.

Anlage 1: Technische und organisatorische Maßnahmen

• Zugriffskontrolle: Anmeldung nur über Microsoft Entra ID (inkl. Ihrer Richtlinien für Multifaktor und bedingten Zugriff); Gastkonten sind ausgeschlossen; Seitenzugriff über Entra-Gruppen; Administratorrollen getrennt.
• Mandantentrennung: Jede Abfrage ist an die Tenant-ID des geprüften Microsoft-Tokens gebunden; Zugriffe auf die Datenbank erfolgen nur serverseitig (Row-Level-Security aktiv).
• Weitergabekontrolle: Ausschließlich verschlüsselte Übertragung (HTTPS/TLS); keine Weitergabe an Dritte außer den Unterauftragsverarbeitern.
• Eingabe- und Zugriffsprotokolle: Änderungen an Einstellungen, Zurückstellungen und Rückfragen werden mit Benutzer und Zeitpunkt gespeichert.
• Geheimnisverwaltung: Kein Client-Secret des Kunden; verwaltete Identität (Managed Identity) mit föderierter Anmeldung; Mail-Absender des Kunden nur per Exchange-Rollenzuweisung auf eine Mailbox beschränkt.
• Datenminimierung: Nur lesende Berechtigungen, nur Metadaten, keine Inhalte; sofortige Löschung bei Trennung.
• Verfügbarkeit: Betrieb auf Azure und Supabase; Sicherungen und Wiederherstellung des Datenbank-Anbieters; Aktualisierung der Abhängigkeiten über automatisierte Tests und Deployments.
• Organisation: Verpflichtung zur Vertraulichkeit, Zugriff auf Produktivdaten nur im Bedarfsfall und nur durch den Betreiber.

Anlage 2: Unterauftragsverarbeiter