Ablauf auf einen Blick

1. Shared Mailbox in Exchange Online anlegen (keine Lizenz nötig).
2. Dem Cockpit das Recht „Mail senden“ nur für diese eine Mailbox geben (Exchange-Skript unten).
3. Im Cockpit unter Einstellungen → E-Mail-Absender die Adresse eintragen und mit „Testmail senden“ prüfen.

Dauer etwa 10 Minuten. Sie brauchen die Rolle Exchange-Administrator (oder Mitglied der Rollengruppe „Organization Management“) sowie Zugriff auf Microsoft Graph PowerShell zum Nachschlagen einer ID. Das Cockpit braucht dafür keine neue Zustimmung im Entra und bekommt keinen Zugriff auf andere Postfächer.

Schritt 1: Shared Mailbox anlegen

Im Exchange Admin Center unter Empfänger → Postfächer → Gemeinsames Postfach hinzufügen, oder per PowerShell. Die Adresse muss zu einer bestätigten Domain Ihres Tenants gehören.

Connect-ExchangeOnline
New-Mailbox -Shared -Name "Tenant Cockpit" -DisplayName "Tenant Cockpit" -PrimarySmtpAddress {{MAILBOX}}

Der Anzeigename ist beim Empfänger sichtbar. Wählen Sie einen Namen, den Ihre Kolleginnen und Kollegen erkennen.

Schritt 2: Recht „Mail senden“ nur für diese Mailbox vergeben

Dafür dient RBAC für Anwendungen in Exchange Online (löst die „Application Access Policies“ ab). Das Recht gilt ausschließlich für die eine Mailbox. Die App kann damit weder Mails lesen noch von anderen Postfächern senden.

Connect-ExchangeOnline
Connect-MgGraph -Scopes 'Application.Read.All'

$Mailbox = '{{MAILBOX}}'
$AppId   = '{{APPID}}'     # vivaXite Tenant Cockpit (Enterprise-Anwendung in Ihrem Tenant)

# Objekt-ID der Enterprise-Anwendung nachschlagen (nicht die der App-Registrierung)
$sp = Get-MgServicePrincipal -Filter "appId eq '$AppId'"

# 1. Zeiger auf die Anwendung in Exchange anlegen
New-ServicePrincipal -AppId $AppId -ObjectId $sp.Id -DisplayName 'vivaXite Tenant Cockpit'

# 2. Geltungsbereich: genau diese eine Mailbox
New-ManagementScope -Name 'TenantCockpit-Absender' -RecipientRestrictionFilter "PrimarySmtpAddress -eq '$Mailbox'"

# 3. Recht "Mail senden" auf diesen Bereich begrenzt zuweisen
New-ManagementRoleAssignment -App $sp.Id -Role 'Application Mail.Send' -CustomResourceScope 'TenantCockpit-Absender'

# 4. Prüfen: InScope muss True sein
Test-ServicePrincipalAuthorization -Identity $sp.Id -Resource $Mailbox | Format-Table RoleName, GrantedPermissions, InScope

• Die Anwendung „vivaXite Tenant Cockpit“ ist bereits in Ihrem Tenant vorhanden, sobald Sie das Cockpit verbunden haben.
• Exchange übernimmt Änderungen nach 30 Minuten bis 2 Stunden (Cache). Die Prüfung mit Test-ServicePrincipalAuthorization zeigt das Ergebnis sofort.
• Vergeben Sie kein organisationsweites Mail.Send in Entra für diese Anwendung. Es würde den Geltungsbereich aufheben, weil sich beide Rechte addieren.

Schritt 3: Im Cockpit eintragen und testen

1. Cockpit öffnen, Einstellungen → E-Mail-Absender.
2. Adresse der Shared Mailbox eintragen und speichern. Es sind nur Adressen Ihrer bestätigten Domains erlaubt.
3. Testmail senden wählen. Die Mail kommt innerhalb von etwa 5 Minuten bei Ihnen an. Danach zeigt die Karte „Geprüft“ mit Datum.

Optional können Sie festlegen, ob jede gesendete Mail als Kopie im Ordner „Gesendete Elemente“ der Shared Mailbox gespeichert wird (Standard: aus). Dafür ist kein zusätzliches Recht nötig.

Schlägt der Versand fehl, zeigt die Karte die Fehlermeldung. Berichte und Alarme gehen in dieser Zeit weiterhin über den Standard-Absender raus, damit nichts verloren geht.

Welche Mails kommen künftig von Ihrer Adresse?

Fehlersuche

Wieder zurück zum Standard-Absender

Adresse im Cockpit leeren und speichern. Optional das Recht entfernen:

Get-ManagementRoleAssignment -RoleAssignee 'vivaXite Tenant Cockpit' | Remove-ManagementRoleAssignment
Remove-ManagementScope -Identity 'TenantCockpit-Absender'
Remove-ServicePrincipal -Identity 'vivaXite Tenant Cockpit'